文件筐測驗--前景廣闊的人才測評方式

二次大戰(zhàn)期間，美國情報機構(gòu)在向納粹德國派遣敵后情報員的過程中，試用情景模擬法物色可靠人選，結(jié)果大獲成功。情報機構(gòu)的這一“發(fā)明”刺激了商界精英的管理靈感，上世紀(jì)五、六十年代，美國電報電話公司率先將該創(chuàng)意由“軍用”轉(zhuǎn)向“民用”，先后為本企業(yè)422名年輕經(jīng)理人實行了一種別具一格的、以工作情景模擬為核心的測驗。該測驗重點評估管理人員的知識、技能、價值觀和個人職業(yè)追求，同樣取得了轟動性成果，這其中就包括被稱為“管理者實戰(zhàn)演習(xí)”的“文件筐測驗”。

“文件筐測驗”又稱“公文處理模擬測驗”，作為一種個人綜合性筆試測驗，特別適合于中、高級管理人員的能力測評。傳統(tǒng)的個人能力筆試測驗常常與實際工作內(nèi)容相距甚遠。相反，文件筐測驗的所有題目都來自于管理工作的實戰(zhàn)，通過考察被測評者在處理具體業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)評估其關(guān)鍵能力。在美國,該測驗?zāi)壳耙驯?000多家知名企業(yè)所采用，除美國電報電話公司外，福特汽車、通用電氣等諸多大型企業(yè)集團均將文件筐測驗作為企業(yè)管理人員選拔、測評的重要手段。

文件筐測驗是評價擔(dān)任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取/研究有關(guān)資料、得體處理各類信息、準(zhǔn)確做出管理決策、有效開展指揮/協(xié)調(diào)和控制工作能力及其現(xiàn)場行為表現(xiàn)的綜合性測驗。

該測驗常常設(shè)計一個管理者非常熟悉的、具有代表性的職業(yè)工作情境，將各類有關(guān)信息和待處理的問題形成十幾份乃至幾十份書面材料放在被測試者辦公桌上的文件筐內(nèi)（這些文件可能是信函、備忘錄、報表、帳單、投訴文章、電話記錄、命令、請示、匯報、通知以及其他任何可能的形式）。當(dāng)你坐到辦公桌前打開第一份文件的時候，對你的測驗就正式開始了。所有的問題都是棘手問題，并且許多問題之間相互影響、關(guān)系錯綜復(fù)雜——你只有全力以赴地認真分析和統(tǒng)籌考慮方能有效應(yīng)對；時間有限，可利用資源有限，現(xiàn)有信息又殘缺不全，你必須借助于豐富的知識、大膽的設(shè)計、勇敢的推理和果斷的決策才能擺脫困境；你必須在孤立無援的情況下對所有問題迅速理出思路,對文件筐中的材料一一形成文字處理意見或報告。與此同時，你要力爭自始至終保持處亂不驚的管理風(fēng)度。如果你是一位人力資源經(jīng)理，你的文件筐中可能包括涉及人員流失、稀缺人才搜尋困難、培訓(xùn)師資不佳、勞動爭議、薪酬福利費用超支、員工績效表現(xiàn)低下、前任管理記錄殘缺不全、得力助手出現(xiàn)過失等一系列問題的文件；如果你是一位副總經(jīng)理，你所面對的資料就可能涉及整個企業(yè)的財務(wù)、人力資源、市場銷售、生產(chǎn)物流、信息化、技術(shù)研發(fā)等更為廣闊、復(fù)雜和高端的領(lǐng)域。文字處理工作結(jié)束后，你還要接受各位考官半小時左右“推心置腹”的考評問詢。

不難看出，文件筐測驗高度仿真和接近管理實戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性和創(chuàng)造性，對于在很短的時間內(nèi)全面、準(zhǔn)確掌握管理者的能力、潛能以及個性心理特征的某些關(guān)鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實戰(zhàn)演習(xí)”。兩小時左右的文件筐測驗對被測評者自身綜合素質(zhì)狀況、工作經(jīng)驗積累、專業(yè)知識和相關(guān)知識的系統(tǒng)整合與嫻熟應(yīng)用的考察效果為其他許多人事測驗所望塵莫及。

最重要的是，公文筐測驗具有跨文化、跨地區(qū)、跨行業(yè)和跨企業(yè)規(guī)模的普遍適應(yīng)性。據(jù)統(tǒng)計，歐美發(fā)達國家和日本在選拔、評價管理人員時最常用的技術(shù)就是評價中心，而評價中心中文件筐測驗的使用頻率高達95%。文件筐測驗效度和信度極高（信度相關(guān)系數(shù)為0.92）且操作方便，在以往的四十年中已為各國企業(yè)的人才招聘選拔、人才評價和管理人員培訓(xùn)需求分析立下了汗馬功勞。近幾年來，文件筐測驗在企業(yè)管理中的價值和作用也逐步得到中國管理理論界及企業(yè)界人士的高度重視。

文件筐測驗的考察內(nèi)容

管理人員計劃、組織、預(yù)測、決策、溝通能力的個體水平和群體水平是企業(yè)管理團隊核心能力的標(biāo)尺，對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是文件筐測驗關(guān)注的焦點。下面就以市場總監(jiān)為例向大家逐一進行介紹：

計劃能力 是指被測評者在分析每一既得信息所反映的問題、問題產(chǎn)生的根源以及各問題間的相互關(guān)系并據(jù)此確定工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作方法和工作實施步驟的能力。對于市場總監(jiān)來講，就是考察他（她）在特定的外部競爭環(huán)境和內(nèi)部資源條件下進行產(chǎn)品計劃、價格計劃、分銷計劃和促銷計劃的能力。滾動計劃法的應(yīng)用情況、計劃的可行性、實施所需時間/成本以及風(fēng)險度是考評管理者計劃能力關(guān)鍵指標(biāo)。

組織能力 是指被測評者按照各項既定工作任務(wù)的重要和緊急程度安排工作次序、調(diào)配人力/物力/財力資源、合理分工/授權(quán)并進行相應(yīng)組織機構(gòu)或人事調(diào)整的能力。當(dāng)某大區(qū)的商品營業(yè)額出現(xiàn)大幅度滑坡時，市場總監(jiān)往往要組織增派促銷人員、調(diào)撥促銷用品、加大營銷費用，授予大區(qū)市場經(jīng)理臨時特別權(quán)力，甚至調(diào)整大區(qū)市場部組織機構(gòu)或管理班子來加以應(yīng)對。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權(quán)情況以及組織措施的成本和風(fēng)險度是考評管理者組織能力的關(guān)鍵指標(biāo)。

預(yù)測能力 是指被測評者對模擬工作環(huán)境中相互關(guān)聯(lián)的各類因素及總體形勢未來發(fā)展趨勢進行準(zhǔn)確判斷并預(yù)先采取相應(yīng)措施的能力。競爭對手在某中心城市的各大商場剛剛投放一種明顯優(yōu)于公司現(xiàn)有主導(dǎo)產(chǎn)品的新產(chǎn)品，而該城市正是公司計劃下一步重點經(jīng)營的目標(biāo)市場——準(zhǔn)確的預(yù)測及有效的應(yīng)對措施此時對市場總監(jiān)來講就顯得十分關(guān)鍵。對工作環(huán)境中各類相關(guān)因素及總體形勢未來發(fā)展的多種可能性及其發(fā)生概率的分析論證、各種防范/因應(yīng)措施的合理性是考評管理者預(yù)測能力的關(guān)鍵指標(biāo)。

決策能力 是指被測評者在解決實際工作問題（特別是解決重要且緊急的關(guān)鍵問題）時策劃并選擇高質(zhì)量方案的能力。公司的新產(chǎn)品已被消費者認同，銷售額和利潤正在快速增長，仿制品也開始進入市場——是重點開拓全新市場、建立新的分銷渠道，還是在已開發(fā)市場轉(zhuǎn)變廣告宣傳策略、降價促銷呢？這就需要市場總監(jiān)審時度勢、全面斟酌、正確決策。決策目標(biāo)的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個）的可行性、各方案的評價/比較和最終確定的方式是考評管理者決策能力的關(guān)鍵指標(biāo)。

溝通能力 是指被測評者通過書面形式準(zhǔn)確表達個人思想和意見的能力。實際工作中，市場總監(jiān)會經(jīng)常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區(qū)經(jīng)理進行工作交流、根據(jù)市場人員狀況和市場競爭態(tài)勢對大區(qū)經(jīng)理進行適時的工作指導(dǎo)、對大區(qū)經(jīng)理進行日常慰問和精神鼓勵等等——這就需要良好的書面溝通能力。溝通網(wǎng)絡(luò)和溝通方式的選擇、信息的準(zhǔn)確性、思維的邏輯性、結(jié)構(gòu)的層次性、文字的流暢性是考評管理者溝通能力的關(guān)鍵指標(biāo)。

文件筐測驗的題目設(shè)計

有效的工作分析是文件筐測驗的最核心的基礎(chǔ)工作，工作分析的關(guān)鍵內(nèi)容開展得越規(guī)范、越全面、越深入、越細致，文件筐測驗的題目設(shè)計就越容易，測評結(jié)果的信度和效度也就越高。但僅有系統(tǒng)的工作分析還遠遠不夠，對行業(yè)特點、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境、企業(yè)文化和測評目標(biāo)的分析也是測評題目設(shè)計時需要考慮的重要內(nèi)容。下列因素就是文件筐測驗題目設(shè)計的主要依據(jù)：
　

企業(yè)所在行業(yè)的特點；
企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境狀況；
企業(yè)現(xiàn)行文化和希望建立的新文化；
測評的目標(biāo)：招聘、選拔、評價和培訓(xùn)需求確定等不同的測評目標(biāo)對不同測評題目在整個測評中的權(quán)重有不同考慮；
管理職務(wù)設(shè)置的目的和工作職責(zé)；
管理職務(wù)的工作性質(zhì)與工作方式；
管理者工作活動的內(nèi)容、各項工作活動占全部工作活動時間的比 例、各項工作活動的執(zhí)行權(quán)限和執(zhí)行依據(jù)、工作活動結(jié)果的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)（每一管理者的工作活動都包括人際關(guān)系、信息傳遞和決策制訂三大類活動）；
管理者每一工作活動的主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程；
管理者的工作關(guān)系：管理者的直接上級和間接上級、直接下級和間接下級、管理者的同級、管理者的企業(yè)內(nèi)部客戶和企業(yè)外部客戶；
管理者可調(diào)遣或協(xié)調(diào)的工作資源：包括人力資源、物力資源、財力資源和信息資源。

掌握充分相關(guān)資訊的題目設(shè)計小組一般用兩至三個工作日即可完成一個重要管理職務(wù)的文件筐測驗題目設(shè)計。

文件筐測驗對考官的要求

文件筐測驗對考官的綜合素質(zhì)要求較高。他們不僅要具備管理學(xué)和心理學(xué)領(lǐng)域的基礎(chǔ)知識，了解文件筐測驗的理論和實踐依據(jù)，而且還要對測評對象所任職務(wù)的職責(zé)權(quán)限和任職資格（工作經(jīng)驗、學(xué)歷、能力、潛能和個性心理特征等）進行過系統(tǒng)研究，能夠獨立或與他人合作設(shè)計測評題目，了解各測評題目之間的內(nèi)在聯(lián)系；能夠恰如其分地開展考評問詢，能夠?qū)Ρ粶y評者進行全面、客觀、公正的評價?？脊僖獙γ糠N可能出現(xiàn)的答案及其所代表的意義成竹在胸并與其他考官事先達成共識。在上世紀(jì)五十至八十年代，文件筐測驗的考官是清一色的管理顧問、咨詢專家或心理學(xué)家。二十世紀(jì)八十年代以后，文件筐測驗的考官也開始逐步吸收所在企業(yè)的高級管理人員（他們通常是被測評者直接上級的上司）。企業(yè)高級管理人員通常對企業(yè)管理現(xiàn)狀的方方面面感受深刻，通過兩周左右的標(biāo)準(zhǔn)化速成培訓(xùn)以及顧問人員的現(xiàn)場指導(dǎo)，他們基本上能夠擔(dān)負起合格考官的工作職責(zé)——而這對于企業(yè)自身管理團隊的建設(shè)意義深遠！

結(jié)束語

文件筐測驗自上世紀(jì)九十年代介紹到我國以來，已在少數(shù)跨國企業(yè)的中國子公司內(nèi)開始推行。該測驗由于技術(shù)要求較高，在我國企業(yè)的人力資源開發(fā)管理工作中尚處于起步階段。但由于文件筐測驗自身所具備的特殊優(yōu)越性，其實際應(yīng)用和發(fā)展的前景非常廣闊。隨著我國企業(yè)管理基礎(chǔ)的不斷改進和人們對企業(yè)管理咨詢認識的不斷加深，文件筐測驗必將會為我國企業(yè)的人才測評工作開辟令人鼓舞的新局面。


某公司管理者文件筐測驗案例：

假定你是上海某合資食品公司的總經(jīng)理，下面的任務(wù)都要求你一個人單獨完成。今天是5月18日，你到總部里開了一天的會議剛回來，已經(jīng)是下午4：40。你的辦公桌上有一堆文件，你最好在5：00點前處理完畢，因為你將去北京參加全國食品衛(wèi)生鑒定會，機票已經(jīng)訂好，司機小王5：00來接你去機場，你要5月24日才能回到你的辦公室辦公。你公司的主要產(chǎn)品是星星牌系列食品，產(chǎn)品市場需求量很大，正打算擴大生產(chǎn)規(guī)模。好，你現(xiàn)在可以開始工作了。

公文 1

關(guān)于加強職工教育培訓(xùn)工作的報告賈總：職工教育是開發(fā)、培養(yǎng)人才的重要途徑，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的可靠保證。我公司百分之五十的職工沒有達到大專程度，基礎(chǔ)知識缺乏，業(yè)務(wù)方面實際操作水平低，多數(shù)管理人員業(yè)務(wù)水平低，且缺乏現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的知識。如果不改變這種狀況就很難掌握先進的技術(shù)和設(shè)備，就不能管好現(xiàn)代化的企業(yè)，就不能消除人力、物力、財力的巨大浪費，也就難以大幅度提高勞動生產(chǎn)率。我公司雖然生產(chǎn)任務(wù)很重，但提高職工的素質(zhì)也是勢在必行的。所以有必要把干部、職工最大限度地組織起來，有計劃地進行態(tài)度觀念、文化、技術(shù)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，我們計劃在5月20日下午3：00-5：00舉行培訓(xùn)協(xié)調(diào)大會，到時將請你出席并為大會講話，以引起有關(guān)人員的高度重視，完成我們的培訓(xùn)計劃，從而為企業(yè)發(fā)展作出貢獻。
培訓(xùn)部：田二平
1999．5．17

公文 2

賈總：工商銀行的趙行長來電話約你商量有關(guān)5000萬元貸款到期后再延長轉(zhuǎn)期3個月的有關(guān)問題。他約你于明天下午3：00在陽光酒店與你會談，能否赴約請你通知趙行長。
財務(wù)部：張杰
99．5．18

公文 3

賈總：接到湖南聯(lián)營廠劉廠長的長途電話：原定于本月20日舉行的開工典禮，因遇到一些棘手問題尚未解決，決定延期舉行。
助理：王平
5月18日下午3：00

公文 4

賈總：從本報度財務(wù)報表來看，這個月底應(yīng)收款為500萬元，應(yīng)付款為250萬，應(yīng)歸還銀行貸款200萬元，現(xiàn)銀行帳面余額為250萬元，從報表情況來看，本季度銷售情況雖然比較好，但銷貨款回收不理想，上海食品二店的銷貨款至今還未匯來。應(yīng)收款項只能收回10%，因此本月的工資和獎金沒有辦法支付。而5月25日是工資和獎金發(fā)放的日期，如果到時職工領(lǐng)不到工資和獎金，將會產(chǎn)生不良的后果。如何解決這一問題，請你盡快作出決定。
財務(wù)部：張杰
1999．5．18

公文 5

賈總：暑期高溫就要到了，一車間提出要解決他們車間里的降溫設(shè)備問題。二車間和三車間都裝有空調(diào)，由于一車間的空間太大，少量空調(diào)不起什么作用，而多裝的話需要的資金太多，這個問題一直沒有解決。為此，一車間的職工意見很大，他們認為很不合理，對他們很不公平，他們提出今年如果不解決降溫設(shè)備問題，他們將集體提出抗議，如果再不解決，他們將集體怠工，你看怎樣解決這一問題？
生產(chǎn)部：陸唯文
5月18日

公文 6

賈總：今天下午，公司外方經(jīng)理比爾在車間檢查工作時發(fā)現(xiàn)操作工小王在打瞌睡，他極為惱火，操著生硬的中國話用粗魯?shù)恼Z言訓(xùn)斥、謾罵小王，語言極為難聽，并決定扣發(fā)小王的當(dāng)月工資并罰款100元。這件事引起全車間工人的強烈反響。他們議論說：“小王有錯該批評，但不該訓(xùn)斥謾罵，經(jīng)濟懲罰也太重了。解放前，我們工人受盡洋人的欺凌，現(xiàn)在再也不能受洋人的氣?！庇械墓と苏f：“再發(fā)生這類事，我們要罷工?！闭垎栐撊绾翁幚磉@件事？（倪楠）

來源：北森測評網(wǎng)